ZAPYTANIE OFERTOWE na usługę hotelową oraz usługę gastronomiczną

ZAPYTANIE OFERTOWE

Stowarzyszenie Muzeów na Wolnym Powietrzu w Polsce zaprasza do złożenia oferty na usługę hotelową oraz usługę gastronomiczną w związku z organizowaną międzynarodową konferencją muzealną AEOM’2019

Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest usługa hotelowa oraz usługa gastronomiczna w związku z organizowaną międzynarodową konferencją muzealną. Obie usługi mają być zrealizowane w jednym obiekcie. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia dostępny jest poniżej.

1. Usługa hotelowa (nocleg) w Opolu (woj. opolskie) dla uczestników konferencji muzealnej dla ok. 140 osób z tolerancją max.10%, ostateczny termin potwierdzenia liczby gości: 19.08.2019

1. przyjazd 26.08.2019, godz. ok. 19.30, wyjazd 27.08.2019, godz. 8.30

2. standard min. 3 gwiazdki

3. 130 pokoi jednoosobowych oraz 5 pokoi dwuosobowych z niezależnymi łazienkami

4. preferowane noclegi w 1 hotelu a jeżeli w 2, to odległość między nimi nie większa niż 1 km

5. śniadanie kontynentalne w cenie (w tym: posiłki dietetyczne i wegetariańskie)

6. dostęp do wi-fi w cenie

7. dostęp do sali narad na 10 osób w cenie

8. obsługa gości w języku angielskim i niemieckim (recepcja)

9. miejsce na punkt informacyjny organizatorów konferencji oraz baner informacyjny (stolik, krzesła, dostęp do prądu)

10. możliwość postoju na podjeździe 3 autokarów i parkowania do 10 samochodów osobowych w cenie

11. rozliczenie wg. liczby potwierdzonych noclegów (patrz. pkt. 1), zaliczka w wys. 50% od kwoty wyliczonej z oferty dla 140 osób, płatna do 30.06.2019 a pozostała część po wykonaniu usługi z 14-dniowym terminem płatności

12. proszę o podanie ceny za 1 osobę netto i brutto

2. Usługa gastronomiczna – organizacja uroczystej kolacji w hotelu dla uczestników konferencji muzealnej dla ok. 150 osób z tolerancją max. 10%, potwierdzenie liczby osób do 19.08.2019

1. termin: 26.08.2019, godz. 20.30 – 22.30

2. posiłek gorący i dania zimne (kuchnia regionalna), napoje gorące i zimne, deser, toast (w tym: posiłki dietetyczne i wegetariańskie – liczba potwierdzona do 19.08.2019)

3. nagłośnienie (mikrofon bezprzewodowy)

4. miejsce na występ artystyczny (grupa do 5 osób, sprzęt nagłośnieniowy własny)

5. rozliczenie wg. liczby potwierdzonych osób (patrz pkt. 2), zaliczka w wys. 50% od kwoty wyliczonej z oferty dla 150 osób, płatna do 30.06.2019 a pozostała część po wykonaniu usługi z 14-dniowym terminem płatności

6. proszę o przedstawienie menu oraz podanie ceny za 1 osobę netto i brutto

3. Informacje dodatkowe:

1. zamawiający udzieli zamówienia wykonawcy, który zaoferuje najkorzystniejszą cenę łączną, obejmującą usługę hotelowa i usługę gastronomiczną; w ofercie proszę podać cenę netto i brutto zamówienia zakładając liczbę osób: 140 (hotel), 150 (kolacja)

2. wynik postępowania zostanie zamieszczony na stronie internetowej: www. muzeaskansenowskie.eu; podmiot, którego oferta zostanie wybrana otrzyma informacje telefoniczną, bezpośrednio po rozstrzygnięciu konkursu.

3. o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się oferenci, którzy dysponują niezbędnym zapleczem technicznym i potencjałem osobowym gwarantującym rzetelne wykonanie zamówienia.

4. termin składania ofert: do 3 kwietnia 2019 r. do godziny 23:59; decyduje termin wpływu oferty; oferty niekompletne, przesłane po terminie lub pod inne niż wskazane adresy nie będą rozpatrywane przez Zamawiającego.

5. sposób składania ofert: elektronicznie – ewelina.weber@muzeumwsiopolskiej.pl

6. termin realizacji zamówienia: 26/27.08.2019 r.

7. osoba do kontaktów: Jarosław Gałęza, tel. 608 227 177, Ewelina Weber, tel. 692 344 016.

Zamówienie nie podlega przepisom Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość odstąpienia od realizacji zamówienia bez podania przyczyn.