Na usługę gastronomiczną

ZAPYTANIE OFERTOWE

Stowarzyszenie Muzeów na Wolnym Powietrzu w Polsce zaprasza do złożenia oferty na usługę gastronomiczną – catering dla uczestników konferencji muzealnej AEOM2019 w dniach 28- 30.08.2019 w Gnieźnie oraz Biskupinie.

Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest usługa gastronomiczna – catering w związku z organizowaną międzynarodową konferencją muzealną w Gnieźnie oraz na Biskupinie. Szczegółowy opis przedmiotu zapytania dostępny jest poniżej:

termin: 28.08.2019- GNIEZNO – Instytut Kultury Europejskiej UAM

1. liczba osób ok. 150 z tolerancją max. 15%, potwierdzenie liczby osób do 26.08.2019

2. serwis kawowy, w godz. od 9.00 do 16.00 (przerwy kawowe w godz. 10.30-11.00 oraz 15.30-16.00)

• wykonawca zobligowany jest do zapewnienia serwisu kawowego w systemie ciągłym dla uczestników konferencji

• serwis kawowy składa się z:

– kawa, herbata, mleko, cukier, cytryna- bez ograniczeń

– woda mineralna gazowana i niegazowana, sok

– ciasto, ciastka, pieczywo cukiernicze- różne rodzaje

– przekąski

3. lunch/ obiad, w godz. 12.30-13.30

• 1 danie, np. zupa
• 2 danie, np. mięso/ ryba, dodatki skrobiowe, surówki

• woda mineralna gazowana i niegazowana, sok

• dania dla dietetyków i wegetariańskie – liczba potwierdzona do 26.08.2019

termin: 29.08.2019- BISKUPIN- Muzeum Archeologiczne

1. liczba osób ok. 150 z tolerancją max. 15%, potwierdzenie liczby osób do 26.08.2019

2. serwis kawowy w godz. od 9.00 do 10:15

• wykonawca zobligowany jest do zapewnienia serwisu kawowego w systemie ciągłym dla uczestników konferencji

• serwis kawowy składa się z:

– kawa, herbata, mleko, cukier, cytryna- bez ograniczeń

– woda mineralna gazowana i niegazowana, sok

3. lunch/ obiad, w godz. 12.00-13.00

• 1 danie, np. zupa
• 2 danie, np. mięso/ ryba, dodatki skrobiowe, surówki

• woda mineralna gazowana i niegazowana, sok

• dania dla dietetyków i wegetariańskie – liczba potwierdzona do 26.08.2019

termin: 29.08.2019- GNIEZNO (Instytut Kultury Europejskiej)

1. liczba osób- ok. 150 z tolerancją max. 15%, potwierdzenie liczby osób do 26.08.2019

2. serwis kawowy w godz. od godz. 14:00 do 17.00

• serwis kawowy:

– kawa, herbata, mleko, cukier, cytryna- bez ograniczeń

– woda mineralna gazowana i niegazowana, sok

– ciasto, ciastka, pieczywo cukiernicze- różne rodzaje

– przekąski

termin: 30.08.2019 – GNIEZNO (Hotel Ibis, Hotel Pietrak)

1. liczba osób ok. 140 z tolerancją max. 15%, potwierdzenie liczby osób do 26.08.2019
2. przygotowanie zestawu „wycieczkowego” (lunchbox) dla każdego uczestnika konferencji, składający się z kanapki, owoców, ciasteczka, wody mineralnej w butelce

W ramach zamówienia Wykonawca zobligowany jest do:

1. zapewnienia i przygotowania stołów: obrusów, dekoracji, ekspozycji menu; posprzątania po zakończeniu poczęstunku (w uzgodnieniu z zarządzającym obiektem)
2. obsługi uczestników konferencji
3. zapewniania własnych naczyń
4. przygotowanie, dowóz i obsługa cateringu o ustalonej godzinie, możliwość „poślizgu” czasowego ze strony organizatorów do 30 min

Warunki techniczne i organizacyjne

1. dostęp do prądu i wody na miejscu organizacji poczęstunku

3. w ofercie należy przedstawić przykładowe menu oraz podać cenę netto i brutto w przeliczeniu na 1 osobę zamówienia:

• serwis kawowy i lunch w dniu 28.09.2019

• serwis kawowy i lunch w dniu 29.08.2019

• lunchbox w dniu 30.08.2019

Informacje dodatkowe:

1. zamawiający udzieli zamówienia wykonawcy, który zaoferuje najkorzystniejszą cenę;

2. rozliczenie nastąpi wg. liczby potwierdzonych osób do dnia 26.08.2109, zaliczka w wys. 50% od kwoty wyliczonej z oferty dla 150 osób (dla dnia 28 i 29.08.2019) i 140 osób (dla dnia 30.08.2019), płatna do 30.06.2019 a pozostała część po wykonaniu usługi z 14-dniowym terminem płatności

3. wynik postępowania zostanie zamieszczony na stronie internetowej: www. muzeaskansenowskie.eu; podmiot, którego oferta zostanie wybrana otrzyma informacje telefoniczną, bezpośrednio po rozstrzygnięciu konkursu

4. o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się oferenci, którzy dysponują niezbędnym zapleczem technicznym i potencjałem osobowym gwarantującym rzetelne wykonanie zamówienia

5. termin składania ofert: 15.05.2019 r. do godziny 23:59; decyduje termin wpływu oferty; oferty niekompletne, przesłane po terminie lub pod inne niż wskazane adresy nie będą rozpatrywane przez Zamawiającego.

6. sposób składania ofert: elektronicznie na adres: ewelina.weber@muzeumwsiopolskiej.pl

7. termin realizacji zamówienia: 28-30.08.2019 r.

8. osoba do kontaktów: Jarosław Gałęza, tel. 608 227 177, Ewelina Weber, tel. 692 344 016.

Zamówienie nie podlega przepisom Ustawy Prawo Zamówień Publicznych.

Zamawiający zastrzega sobie możliwość odstąpienia od realizacji zamówienia bez podania przyczyn.